威廉希尔体育档案记录
学术/入学
- 应用程序
- 高中成绩单
- G.E.D. 成绩单(如适用)
- 以前的大学成绩单
- 入学考试成绩(ACT, SAT等.)
- 威廉希尔体育成绩单
- Physical Examination Reports (certain programs only; must have physician 审查)
- 推荐信(仅限某些专业)
- 个人资料(由学生提供)
- 面谈表格(以覆核为准)
- 居留文件(外国学生和申请俄亥俄州居留的学生)
学生教育记录的收集、维护、获取和挑战
在管理学生档案的过程中, 大学收藏, 审查, 学生教育档案的公开，应当遵循保密和学生隐私权的原则. 负责保管学生教育档案的管理人员，主要负责本政策的执行.
1.学生的定义
1.学生是指目前或以前在任何大学的学术课程中注册的任何个人. 这并不包括任何大学课程的申请者.
2.0学生教育记录的定义
2.学生教育记录包括学校保存的有关学生的记录, 包括招生, 学术, 金融, 以及由代表大学的一方保存的入职记录及纪录. 这些是文件, 记录, 和文件, 包含学生的个人身份信息，并由大学或其代理人保存.
2.2学生学历记录不包括:
2.2.1教学记录, 工作人员, 和行政人员, 哪些是制造商独家拥有的，除了临时替代者外，不能向任何人使用或透露.
2.2.2 .由校园保安维护的记录.
2.2.3 .纪律记录的公布, 哪些不会暴露肇事者或受害者的身份, 直接或间接地, 此政策不禁止吗. 然而, 大学对涉嫌实施该罪行的人所进行的纪律程序的结果，可向涉嫌暴力罪行的受害者披露, 该术语的定义见第18编第16节, 美国法典.
2.2.专业人员(包括但不限于医生)的记录, 精神病学家, 或心理学家)或在专业人士指导下工作的认可的辅助专业顾问, 创建, 维护, 或仅在相关情况下使用，由学生选择的适当专业人员进行审查.
2.2.学生父母的财务记录.
2.2.存档于1975年1月以前的保密推荐信.
2.2.7校友记录，包含学生离开学校后的信息，与学生时期无关.
2.2.8 .学生去世五年后的记录.
2.3偶然记录
2.3.大学工作人员可能会保留临时记录，定义为通信
以及以前定义中未涉及的材料.
2.3.2 The appropriate official will collect such 记录; direct 学生 to the location
的记录，或以其他方式提供记录供查阅和查阅.
2.3.维护这种记录系统的大学人员是官方人员
那些记录的保管人.
3.记录的维护、保留和查阅
3.学生记录的查阅应基于需要知道的基础，并且仅限于对记录有合法教育利益的大学官员.
大学官员是:
- 大学在行政部门雇用的人, 监督, 学术, 或辅助人员职位.
- 担任大学受托人的人.
- 受雇或根据合约执行特别任务的人/机构(i.e. 审计师或律师).
合法的教育兴趣是:
- 完成职位描述或合同中指定的任务.
- 执行与学生教育有关的任务.
- 执行与学生纪律有关的任务
3.这些记录仅应由指定负责每类记录的大学行政人员保存.
3.所有被允许访问这些记录的人员都应通过部门制定的程序被告知这些信息的机密性以及他们因访问这些记录而承担的责任.
3.只有负责维护档案的合格人员才允许在档案中插入信息. 学生或指定人员可以通过系里制定的程序启动这样的插入.
3.5各档案保存处应就学生离开大学后档案的保存问题制定并提供合理的指导方针. 在法律法规规定保留的情况下，该指南应与这些法规相一致.
3.访问、请求和披露的记录.
3.6.大学应保存每个访问请求的记录, 和披露, 教育记录.
3.6.1.此类请求/披露的记录必须作为学生教育记录的一部分保存.
3.6.1.记录必须包括从记录中请求或接收信息的各方.
3.6.1.记录必须包括接收信息的合法利益方.
3.6.1.如果请求来自。则记录保存要求不适用, 或者披露的对象是:
- 学生
- 指定的学校官员
- 经学生书面同意的一方
- 寻求目录信息的一方
- 当事人:有执法传票或法院命令的一方, 哪条规定传讯或法庭命令的存在或内容不得披露.
3.6.2 .在向第3项所列一方披露教育记录信息时.0, 大学会通知接收人，有关资料可能不会进一步披露, 除非本政策另有规定. 所有有关进一步披露的问题应向书记官长提出.
3.6.2.1例外:
- 向符合资格的学生披露
- 目录信息
- 法院命令或传票
- 接收方将数据发布给3以下允许访问的其他人.0
3.7学生教育记录的对外披露
3.7.大学以外的任何人不得进入, 大学也不会透露任何信息, 未经学生书面同意的记录，但下列情况除外:
3.7.1.与学生申请或接受经济资助有关, 根据需要确定资格, 二资助金额或条件, 或者执行援助的条款和条件.
3.7.1.2 .未满18岁学生的父母或合法监护人.
3.7.1.法律、法规或规章规定的政府官员.
3.7.1.4对审计机构.
3.7.1.根据法院传票，在合理的尝试后通知学生有关披露.
3.7.1.6 .为或代表地方和国家教育机构或机构进行研究的组织或个人，目的是发展, 验证, 或者管理学生援助项目和改进教学.
3.7.1.在任何紧急情况下，为保护学生或其他个人的健康或安全.
3.7.1.8向任何暴力罪行的据称受害者提供针对该罪行的据称犯罪者的机构纪律程序的结果.
3.7.1.指定的“目录信息”可以自由披露，除非学生通知学校, 以书面形式, 不要发布这样的信息.
3.7.2 .同意公开学生教育记录
3.7.2.1学生, 18岁或以上, (或其父母/法定监护人(如未满18岁)可通过以下方式授权披露或公布其教育记录的内容:
- 提交“同意公开纪录”表格，可在司法常务官办公室索龋.
- 提交一份私人信件，内容与“同意公开纪录”表格上所列的资料相同.
3.7.2.同意发布记录仅在个案基础上有效，并授权发布教育记录的全部内容. 禁止公开教育记录的部分内容.
3.7.2.大学的目录资料通常包括:
A. 的名字
B. 地址(本地、家庭和大学指定的电子邮件)
C. 电话(本地和家庭)
D. 学习计划(含入学院校、专业、专业)
E. 入学情况(e.g. 全职、兼职、退出)
F. 班级排名(大一、大二等.)
G. 出席日期
H. 授予的学位和荣誉
I. 以前的教育机构或机构参加
J. 参加官方认可的活动和体育项目
K. 校际运动队成员的体重和身高
3.八、保管学生学历记录
3.8.未解决的大学财政义务或未决的纪律案件可能导致暂停发布记录.
3.8.发起停学的院系应书面通知学生，该院系已采取了这一行动.
3.8.滞留通知的副本应由原办公室或机构保存，并作为书面通知已提供给学生的验证.
3.来自学生教育记录的其他信息可以通过学生书面许可和大学负责人的许可获得.
4.0年度通知
学生每年将在学生手册或, 另外, 在其他可供学生阅读的出版物中.
4.教育记录的类型、地点和保管人
TypesLocationCustodian
大学招生记录中心教务处
大学成绩单中心教务处
财务援助大学中心财务援助办公室
成功中心大学学院
纪律记录大学中心学生事务副主席
进度记录系办公室，系主任或教职员
5.0学生学历记录的检查与质疑
在威廉希尔体育就读的学生有权查阅和审查自己的教育记录，并有权举行听证会对这些记录的内容提出质疑. 教务处负责管理与学生教育档案有关的查核程序.
5.1、学生学历记录的检查与审核
5.1.1 .学生应以书面形式要求查阅和审查其记录的机会. (表格可向司法常务官办公室索龋)
5.1.1.申请应向注册主任提出. 然后，请求可以被传送到记录存档的部门.
5.1.此种请求应在合理期限内予以批准，但不得迟于请求后45个日历日.
5.1.检查权应包括接触能够对记录中包含的数据提供任何必要解释或解释的大学官员. 学生应在注册主任或其指定人员在场的情况下检查和审阅记录.
5.1.3.在检查或审查过程中，记录不得更改或删除.
5.1.3.学生应被告知他/她有权对记录的任何部分提出质疑，并应遵循这样做的程序.
5.1.当教育记录包含多个学生的信息时, 大学只允许查阅与查询学生有关的那部分记录.
5.1.书面要求, 学生可索取其教育记录的副本，但只有在缴付或免除对大学的未清债务时，才可索取经认证的成绩单. 记录的副本将由学生自费制作，费用由大学制定.
5.2学生学历记录挑战
5.2.1 .认为其教育记录信息不准确的学生, 误导, 或有其他侵犯其隐私或其他权利的要求, 以书面形式, 一个挑战记录内容的机会.
5.2.1.1此请求应向教务长办公室提出. 教务长或其指定人会在三个工作天内委任一名聆讯主任.
5.2.1.请求应包括以下内容:
- 以特定的术语识别被质疑的记录的部分.
- 就上述记录的部分提出质疑的理由陈述.
- 要求救济的声明(i.e.、增加、更改或删除受到质疑的特定信息).
5.2.1.书面质询应作为有关档案记录的一部分保存，直至聆讯进行为止.
5.2.2听证会
5.2.2.1总则:
1)正常情况下，审理应在收到请求后10个工作日内进行.
2)听证应限于对被质疑记录的一个或多个特定部分的审议.
5.2.2.听证官应主持听证. 他/她应通知学生和协调员(代表记录的人)日期, 的地方, 会议时间, 以及被质疑的记录的特定部分.
5.2.2.3听证期间, 学生和协调员可以提出与提出的问题相关的证据和证人.
1)学生有权由其选择的导师协助.
2)坚持挑战的责任应由学生承担.
5.2.2.聆讯主任应向学生提供一份书面通知，通知内容包括以下内容:
- 总结证据的书面陈述.
- 处分的原因.
- 要采取的行动:
- 纪录可能会保持下去.
- 记录可以更正.
- 该记录可以被删除.
5.3上诉权利
5.3.学生可以对其学生教育记录的内容提出上诉.
5.3.学生可以在听证官的罢免通知邮寄或递送给学生后15个日历日内向教务长提出书面上诉.
5.3.教务长将在上诉提交后30天内对上诉采取行动.