购买卡可支付所有差旅费用 除了 膳食和购买个人车辆/飞机的燃料. 这些费用只能在旅行结束时通过提交旅行费用报告向旅行者报销.
Prior to overnight travel, 持卡人应填写过夜旅行授权书表格，并取得有关的签署. At the conclusion of the trip, 表格的复印件应附在PCard收据上，并作为PCard文件的一部分.
旅行结束后，应填写一份旅行费用报告 只有 如果需要偿还(i.e.，以偿还私人汽车的膳食或里程). 如本卡用于支付所有费用(i.e., 这次旅行不包括用餐和个人里程), 不需要报销，也不需要旅行费用报告.PCard费用不应包含在差旅费用报告中.
他的卡片?
信用卡不可转让，也不可共享. 旅行者在支付旅行费用时必须使用自己的PCard. 如果有人帮你安排旅行的话, 就像买机票一样, 卡号 of the traveler must be given. 例外: 部门主管或部门秘书卡可用于机票和会议登记, 它还可以用来初步预订酒店. 如果酒店政策要求，以便保留预订, 入住第一晚，可按部门主管或部门秘书卡收费. 它可能 不 用于为持卡人以外的任何人租用汽车.
机票
大学员工可以用PCard购买机票. 国内旅行只能购买经济舱或同等级别的机票. 旅伴或配偶的机票不能放在PCard上.
租车
允许使用PCard进行商务用车租赁. 国内旅行不购买租车公司保险吗. 租车协议和收据必须附在PCard对账单上(正本复印件应随差旅费用报告一起寄出), 如果有必要的话). 汽油可以购买用于租车.
重要的是: 大学的政策要求，代表大学租用的所有车辆或运送学生的个人车辆的司机必须获得机动车辆部门的认证. 该认证必须每年在旅行前获得. 详情请联系人力资源部.
酒店
持卡人需要支付单人房价格，除非与另一名威廉希尔体育的员工合租. 如果两个萧尼州的雇员住在同一间酒店房间, 年长的人应该在他们的卡上结账. 在所有条件相同的情况下，无论哪个持卡人把它放在卡上. 如果一起住在一个房间，而一个员工没有卡, 另一个仍然可以给房间充电. 费用可以稍后在PaymentNet中分摊. 需提供酒店发票(明细收据)复印件.
注册费及按金
PCard可用于会议登记和通过电话或传真保证过夜住宿.
非员工商务旅行
事先批准, 各部门可使用PCard支付非员工的差旅费用.e.、演讲嘉宾或求职者的机票和酒店). 旅伴或配偶的旅行费用不计入PCard.
个人旅行费用
个人旅行费用不应放在PCard上. 旅客在刷卡前，应先支付所有个人费用(即.e.酒店电影、私人电话费、餐费等.). 是否应该在PCard上无意扣掉任何个人费用, 用户应立即准备一张个人支票，以“威廉希尔体育”为收款人，支付个人费用. 请填写存款汇款单, 使用与PCard交易时相同的账号. 支票和存款汇款单必须亲自送到财务主任办公室. 收据原件, issued by the Bursar's Office, 及存款转账表格副本须附于持卡人每月的PCard结单内.
更新和编辑支付网上的旅游交易
更新行程时 在PaymentNet中，以下是 总是 在 交易记录 部分:
- 谁 (旅行)
- 在哪里 (旅行地点)
- 当 (旅行日期)
- 为什么 (出差原因)
- t号码 (过夜旅行官方授权书批准时的编号)
当 updating rental cars 在PaymentNet中，在 交易记录 部分:
- 司机姓名(如接送他人，则包括乘客姓名)
- 日期
- Business purpose for the trip
- t号，如果适用.
记录保存和事务日志
所有记入PCard的旅行费用都需要详细的收据. 所有收据和过夜旅行官方授权书, 如适用，须附于持卡人的月结单上.
当收到信用卡对账单时, 持卡人应核实交易是否正确. 任何不符之处都应立即调查并采取行动.
重要的! 所有用于旅行目的的pcard (i.e.如机票、租车和酒店)都要接受每月自动审核.