核对你每月的PCard账单很容易. 只需遵循下面列出的步骤.
持卡人被鼓励在整个月检查他们的交易, 一旦它们被发布到你的BearTrax费用模块(步骤3到11), 下图).
审查交易和核对报表的逐步说明
- 去 肖尼.edu/bear-trax，登录，选择我，选择费用. (有一个 在线视频教学.)
- 如果您进行了交易并将其发布，它将出现在旅行和费用屏幕上. 如果没有显示事务, 你在投寄日期前没有使用你的PCard, 你可以停在这里了. 如果交易显示，请继续.
- 如果您有任何交易，创建一个报告(通常按月). 保存并关闭.
- 选择您刚刚创建的月份中的所有事务. 单击操作，向下箭头，添加到报告，选择适当的报告. 保存.
- 要选择一个交易，单击日期(它是蓝色的).
- 在交易屏幕上，将详细信息与分项收据(硬拷贝)进行比较。. 美元金额正确吗? 你被征税了吗?? 如果金额不正确或者你被扣了税, 你需要和供应商谈谈开信用证的事. 与此同时，继续审查此事务. It will be paid this month, regardless; a credit should show up in your account next month.
- 查看*Type以确保类型正确. (注意:PCard选项以PCard开头，而Travel选项没有前缀.)
- 填写*描述. 你买了什么?为什么买? 要具体. 还记得, 旅行购买(所有由目标代码62101系列记账的交易)要求解释包括 谁, 什么, 在哪里, 当 而且 为什么.
- 检查帐号以确保它是正确的.
- 附件. 请附上收据副本一份. (如果没有收据, 你必须填写“遗失收据誓章”, 获得批准, 把它贴在收据的地方.)
- 当您检查完这个事务后，保存和关闭. 这将带您回到您的费用报告页面.
- 重复步骤5-11，直到所有事务都被检查过，红色圆圈消失.
- 您现在可以注销了，但是您的报告还不会被提交.
- 提交报告, 确保所有事务都已完成, 点击“我已阅读并接受公司差旅和费用政策”的小方框。. 单击Submit.
- 报表将显示报告编号和打印选项. 打印报告.
- 将报告放在所有证明文件(详细收据、装箱单等)的顶部.注意:建议您按照报告中列出的交易的顺序整理文档.
祝贺你! 您已经成功审查了您的交易并核对了您的PCard.