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PCard指针

PCard指针#1:开发基础购买

威廉希尔体育购买卡 shouldnot 用于发展基金会的任何采购. 这两个实体是完全独立的. 为基金会采购应使用基金会的采购程序.

PCard指针#2:审查和批准交易

持卡人是 strongly 鼓励他们检查整个月的交易, 只要他们上了支付网. 及时的检查对于发现错误并在问题发生时纠正它们是至关重要的. Plus, 审核整个月的交易可以让主管在结算周期结束时批准这些交易，财务总监办公室可以在月底前将所有费用转移到CARS.

PCard指针#3:每周PCard提醒

每周一早上, 所有在PaymentNet审核PCard交易的持卡人都会从PaymentNet网站自动发送一条信息, 提醒他们有一笔交易要审查. 与此同时, 提醒的副本被发送给持卡人的预算经理或被委派的部门联系人.

你收到过提醒吗?

如果你没有，你知道你有交易要审查, 请检查您的垃圾邮件隔离收件箱. 我第一次在那里找到了我的提醒. 点击“白名单”和消息, 以及未来的消息, 是否会在周一到达你的收件箱.

通过共同努力，我们可以确保PCard项目的成功.

PCard指针#4:PaymentNet中的旅行详情

PCard使旅行变得如此简单，它所需要的只是在旅行指南中添加一些额外的细节 交易记录 部分. 当你使用PCard旅行时，你需要包括以下信息:

  • Who (旅行)
  • Where (旅行城市/州)
  • When (旅行日期)
  • Why (出差原因)
  • T-number (过夜旅行官方授权书批准时的编号)

这并不像看起来那么难. 所有这些信息都可以包含在一句话中. 例如:“米歇尔·芬奇的酒店收费, 谁参加了在萨凡纳举行的全国PCards校园会议, GA, Feb. 18-22, 2006, T-978.”

PCard指针#5:PCard购买的发货地址

当使用您的PCard通过电话购物时, 互联网, 或邮购, 记得让商家把你的名字写进去, “签证”这个字,和我们的完整送货地址(包括您的大楼名称和房间号). 没有这些信息, 收货部的工作人员将不知道你的包裹送到哪里，可能会延误.

以下是购买PCard时正确的邮寄地址:

米歇尔·芬奇签证

威廉希尔体育

政府建筑物. 103

第二街940号

朴茨茅斯，OH 45662

供应商不应在货物或装箱单上注明卡号和有效期.

PCard指针#6:会员支付和PCard

会员付款在PCard计划中受到限制，需要事先得到PCard管理员的书面批准.

申请批准用您的PCard支付会员费用, 只需发送相关信息(i.e., 机构名称, 有记录的职员, 会员期, cost, 该组织网站的链接, 如果可用, etc.)通过办公室间邮件寄给米歇尔·芬奇或寄给 mfinch@pfgtechnologie.net. 您将通过电子邮件收到对您的请求的响应. 该回复和您的分项收据应作为交易的文件和您获得适当的事先批准的证明保存.

审核PCard中未授权或限制的采购清单, 点击PCard网页上的“禁止及限制购买”链接:

www.pfgtechnologie.net/office/procurement-services/pcard/unauthorized-purchases.aspx

PCard指针#7:改变职位或离开大学

持卡人 你打算在不久的将来换工作或离开学校吗? 别忘了，在离职前，你有责任把PCard还给部门主管.

如果你要调到另一个部门，在新职位上需要使用PCard, 你可能希望提前完成一个新的应用程序，以避免在“服务”上出现空白.“记住, 你的新主管和副总裁需要在你的申请表上签字，然后你才能把它提交给采购部.

预算经理 :你负责从离开威廉希尔体育的员工那里取回pcard, 改变部门, 或者换到一份不再需要购物卡的工作. 卡片应该被切成至少四部分，并归还给PCard管理员(米歇尔·芬奇), 还有一张说明部门名称的纸条, 持卡人的名字, 持卡人账号, 还有注销账号的原因. 及时通知至关重要!

PCard指针#8:PCard和财政年度的结束

与采购订单流程不同, 通常的截止日期是6月初, PCard可全年使用, 7月1日至6月30日, 一年365天.

PCard指针#9:适当的PCard审查和批准过程

这是当前PCard计费周期的第13天. 当我在PaymentNet上查看交易时, 我看到195笔PCard交易中有89笔已经被校园持卡人审查过，其中29笔已经被7个领域的预算经理批准.

问题: 这幅画有什么问题?

Answer: 两件事.

  1. 持卡人是 strongly 鼓励他们在整个月里检查他们的交易，一旦他们发布到PaymentNet. Timely review 在错误发生时捕获错误并纠正问题是否至关重要. Plus, 审核整个月的交易可以让主管在结算周期结束时批准这些交易.
  2. 预算经理 不应该 approve 交易 直到PCard账单周期结束后，一般不早于每个月的21日. 在批准框中的复选标记表明，除其他事项外 所有文件要求已得到满足. 持卡人的电子账单, 其中一个要求是, 直到账单周期结束后才可用. 另外，等到计费周期结束时，实际上效率更高 approve 交易, 因为预算经理可以检查文档包, 签署PCard费用批准表, 并勾选PaymentNet中的复选框, 所有这些都发生在同一时间.

PCard指针#10:PCard和一般办公用品

PCard持有人希望使用GBEX, LLC作为我们首选的办公用品供应商. 只需登录贝尔斯登eBuy，点击GBEX打卡. 您可以在放置订单时使用PCard选项.

GBEX通过竞争授予肖尼州可用的办公用品合同提供特殊定价.

如果您想要的项目在GBEX, LLC没有，请联系采购部ext. 3314.

大家都知道, 我们必须证明效率和协作, 肖尼州展示效率和协作的方法之一是从上述竞争性授予的合同中采购.

通过将我们的购买力与他人的购买力相结合，我们 can 有所作为. 让我们都尽自己的一份力! 我们从国家获得的持续资金依赖于我们参与这些合同!

PCard指针#11:文档成像和PCard

记录保留政策要求各部门保留其PCard收据和其他原始文件 six 年份——当前年份和过去年份 five 财政年. 为了表彰Feith在校园里使用的文档图像, 这一要求已经有所改变.

部门仍然需要维护PCard文件 six 年份(当前年份和过去年份) five 财政年). 不同的是，那些使用Feith进行文档成像的部门可能会扫描他们的一些记录. 为审核目的, 我们要求记录图像的部门将原始PCard收据和其他原始文件保存在手边 two 年度(本财政年度和紧接前一财政年度). 如果你愿意，你可以扫描要求的6年中的其他4年.

这意味着什么, 具体地说, 各部门目前是否有一份2016-2017财年和2017-2018财年的原始收据和文件档案. 主管部门可以, 如果他们愿意, 2012-2013年文件图像, 2013-2014, 2014-2015, 2015-2016财年.

特别注意: 本指针中使用的“文档成像”指的是 only 到通过Feith进程进行的机构扫描，并存储在受支持和备份的存储服务器上, 定期, by UIS.

PCard指针#12:PaymentNet密码

PaymentNet上的Pass短语现在比以往任何时候都更安全. 所有PaymentNet密码现已生效:

  • 必须至少6个字符长

  • 必须包含至少一个非字母数字字符(examples: -, !, @, #, $, %)

  • 必须包含至少1个字母字符(examples: a, b, c, d, e)

  • 必须包含至少1个数字字符(examples: 1, 2, 3, 4, 5)

  • 必须与用户ID不同

  • 会在120天后过期吗

所有密码短语不符合新的最低要求的用户在登录PaymentNet时将被提示更改密码短语，以满足新的限制.

PCard Pointer #13: Visa租车保险

Visa租车保险主要承保全球范围内因碰撞或盗窃造成的大部分租车的实际现金价值. 因为覆盖率是首要的, 持卡人应拒绝租车公司提供的所有其他保险.

此保险只包括碰撞损害. 它不包括对人身的伤害，也不包括对租赁汽车以外的财产的伤害. 此外，每次租赁只连续31天有效.

承保损失包括:

  • 碰撞或翻车造成的损坏
  • 偷窃及与偷窃有关的指控
  • 恶意破坏公物指控
  • 由租赁机构征收的有效失用费
  • 赔偿损失的合理拖曳费用
  • 挡风玻璃损坏

如果损坏是由于天气造成的，持卡人可能不受保护, 司机醉酒, 或者被法律当局没收. 有些国家的保险范围并不适用. 如果持卡人打算在国外租车, 他们应该打电话给Visa确认保险范围. 珍奇汽车(e.g. 法拉利、兰博基尼)不在保险范围内，不过宝马、奔驰和凯迪拉克在保险范围内.

持卡人必须在遗失之日起20天内向签证协助中心提出索赔. 援助中心的电话号码是 1 - 911 - 800签证. 还有一个国际电话号码列表. Visa将向持卡人发送索赔表格. 持卡人必须将表格交回Visa 90天内 同时附上以下信息:

  • 他们的收款单或月结单副本，以证明所有租车费用是用Visa公司信用卡支付的
  • 持卡人雇主的书面确认书，证明租金是作商业用途
  • 如果租赁是出于个人目的:由持卡人的保险公司出具的账单，显示持卡人应承担的费用和为索赔已支付的任何金额
  • 持卡人的主要汽车保险公司的声明页复印件, 如果租金是私人使用
  • 租赁公司事故报告表的复印件
  • 维修估价单或维修明细单的副本
  • 整个租车合同的复印件
  • 两张损坏车辆的照片，如果有的话
  • 警方报告，如果有的话
  • 保险公司认为证明索赔所需的任何其他文件

请注意:如果持卡人很难获得所有信息, 持卡人需要发送他/她所拥有的信息，并在它变得可用时转发其他信息.

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