威廉希尔体育的Visa信用卡购买计划是与发卡银行协调开发的, 摩根大通. 它的目的是为各部门提供一种更有效和具成本效益的方法来进行小额美元采购.
以下是问题和相应的答案列表，可能有助于进一步解释购买卡程序. 其他信息一经公布，将立即公布.
如果你有任何问题没有在这里回答, 请致电(740)351-3314与采购部联系.
主题:
- 预算经理职责
- 取消购物卡
- 持卡人的限制
- 持卡人个人信息
- 持卡人的责任
- 换系或离开大学
- PCard上的谢绝
- 有争议的条款
- 信用卡到期
- 形式 & 手册
- 遗失或被盗卡
- 商家信息
- 每月报表及帐单
- PaymentNet
- 购卡程序
- Receipts
- 退还放置在PCard上的物品
- 更换卡
- 限制和禁止购买
- 评论家的责任
- 销售税问题
- 储值卡
- 卡的监管
- 供应商接受
- Training
- 旅行 & 娱乐
- 卡的使用
预算经理职责
问:预算经理的职责是什么?
答:部门预算经理有权查看部门内所有持卡人的账户，并负责确保购买符合学校政策和程序，PCard交易被转到正确的账户. 预算经理可以执行重新分配职能, 自己, 或者可以选择审查持卡人或部门的审查人员进行的重新分配. 预算经理通过联系PCard管理员351-3536或发送电子邮件到PaymentNet访问持卡人账户 jvandeusen@pfgtechnologie.net.
取消购物卡
Q: 我如何取消购物卡?
A:部门主管应该从离开肖尼州的员工那里收回卡片, 改变部门, 或者换到一份不再需要购物卡的工作. 发送电子邮件至 PCard@pfgtechnologie.net，要求关闭该帐户. 把旧卡片切成至少四块来销毁, 并返回给PCard管理员.
问:持卡人可以取消他们的卡吗?
是的. 持卡人可要求注销其信用卡. 按照与部门管理员相同的步骤取消卡片.
持卡人的限制
问:我的消费限额是多少?
是的. 你的卡有每日和每月的限额, 未经事先书面批准，您不能超过这个限额，否则您的信用卡将被拒绝. 你还有一个部门预算，它决定了批准的支出数额. 持卡人有责任确定他们的部门是否批准购买. 此外, 持卡人必须确保购买不违反任何部门政策以及肖尼州的政策和程序.
大多数账户的默认限额是每次刷2500美元，每天刷12次，每月刷1万美元.
问:如果我购物时需要更高的信用额度怎么办?
A: PCard补遗表必须由你的部门主管填写并寄给Joe VanDeusen, PCard管理员. 此表单用于向购买卡传递所有更改. 你的预算经理还必须提供你的消费历史文件，以支持增加你的信用额度.
问:我想购买一件超过我单笔交易限额的物品. 在我的消费限额内分摊费用可以吗?
答:没有. 持卡人不应分摊费用，以免超过交易限额. 这被认为是“金字塔”，是被禁止的. 持卡人应请求暂时增加其限额. 如果您需要增加您的限额，请参阅前面的问题.
问:我如何确定我的卡上的可用资金是否充足?
A:您可以拨打卡背面的客户服务电话. 这将确保, 在商家刷卡之前, 信用卡不会因资金不足而拒付 .
持卡人个人信息
问:我如何查看卡上的个人信息:电话号码, 每月及单次限额, 截止日期, 等.?
A:在PaymentNet, 在主菜单下, 点击员工简介, 然后配置XXXX(您的PCard账户的后四位数字.
预算经理可以点击员工/用户列表，查看他们负责的每个持卡人账户的列表. 这个屏幕不显示持卡人的出生日期或他们的社会安全号码的后四位数字. 此信息仅用于安全目的.
注意: 持卡人屏幕是验证部门活动卡的好方法. 一旦一张卡被PCard管理员关闭, 它应该不再反映在持卡人屏幕上. 联系PCard管理员PCard@pfgtechnologie.net 如果在这些屏幕上发现的任何信息需要更新或关闭不再活动的卡片.
问:我该如何改变 与卡绑定的信息:地址、电话号码、默认帐号、部门名称?
答:填写一份PCard补遗表，并将其提交给行政大楼PCard管理员.197房间.
问:为什么我必须在申请表上填写出生日期?
A:为了您的安全，我们要求您提供这些信息. 您将使用此信息激活您的购买卡时，收到它.
问:当我申请购物卡时，我的个人信用记录会被查询吗?
答:没有. 在申请或使用购买卡时，您的个人信用记录将不会被查询或影响.
持卡人的责任
Q. 持卡人的责任是什么?
答:持卡人应负责:
- 只购买获授权的货品
- 获取每次购买的详细Receipts
- 完成交易日志，并提供购买的简要说明
- 核对每月的签证对账单
- 解决任何差异
- 确保学生获得学分
- 根据需要记录采购
- 将文件提交给指定的审查员批准
注意: 重新分配费用可能是持卡人的责任，但这是在部门层面作出的决定.
换系或离开大学
问:如果我离开这所大学怎么办?
A:在你工作的最后一天, 将您的信用卡和当前购买卡交易日志返回给您的审查员. 你的审查员将切割卡不少于四块，并将其转发给PCard管理员后，所有的交易都张贴到帐户. PCard管理员将取消您的帐户.
Q. 如果我换了部门怎么办?
A. 您还是需要注销您的信用卡. (见上面问题的答案.你需要完成一份新的持卡人协议，并获得你的新预算经理的批准，才能在新的部门获得一张卡.
PCard上的谢绝
问:在什么情况下我的信用卡可能会被拒绝?
A:您的信用卡可能会被拒绝，因为:
- 您可能通过拨打卡正面贴纸上的免费电话号码激活卡失败.
- 你可能已经超过了你的单笔购买或每月信用额度.
- 你所使用的供应商被其商户类别代码* (MCC)限制使用。. 您是否需要从供应商处购买并认为MCC应用错误, 您可以向PCard管理员寻求帮助.
- 由于使用模式(i.e.你很长时间没用过这张卡了。. “欺诈警报”可能被放置在您的卡上，在银行确认您是持卡人并且所有交易都得到授权之前，不能删除.
*当供应商申请接受Visa时，他们会得到一个识别其业务类型的MCC. 监控监控系统被分组，因此所有加油站都属于一个代码, 单一守则下的食肆, 等.
问:如果我的信用卡在销售点被拒绝，我该怎么办?
答:让商家用你PCard背面的免费电话号码联系银行，以确定卡是真的被拒绝了还是机器出了故障. 如果商人的机器出了故障, 银行将能够指导商家通过适当的步骤来获得信用卡的授权.
如果确定该卡被拒绝, 商人可以把电话交给你, 银行会告诉你拒收的原因. 如果卡还没有激活，持卡人可以在那时请求激活.
您也可以致电(740)351-3536向PCard管理员寻求帮助.
有争议的条款
问:如果我的收费有争议怎么办?
A:首先，试着自己和供应商解决这个问题. 一般情况下，商家发出退款不超过7到10天. 当向商家要求退款时, 请商家传真一份退款/赊账Receipts给您. 收到信用Receipts的副本将有助于确保退款将被收到. 不允许商家拖出超过60天的发布日期.
如果商户拒绝开立信用证，您将需要向银行提出争议. 在线纠纷, 通过PaymentNet, 必须于投寄日起计60天内提交(详情请参阅《威廉希尔体育》). 60天后，您必须拨打PCard背面的客户服务电话号码进行投诉.
信用卡到期
我的卡下个月就到期了. 我怎样换卡? 所有的购物卡都同时过期吗?
A: pcard的到期日由该卡最初发行的日期决定. 本行会在到期日前2至6周，自动将新卡寄交PCard管理员.
你的到期日期实际上是卡正面凸出的到期月份的最后一天. 你可以使用你的旧卡直到那天.e.如果上面写的是08年3月3日，你可以使用到08年3月31日).
收到新卡后，您需要致电本行激活新卡. 一旦新卡被激活，旧卡就不再有效. 您应该在收到并激活新卡后销毁旧卡.
对于储值卡，到期日期是由申请该卡的部门预先设定的. 一旦卡到期或资金用完，卡将不再有效. 要获得一张新卡，持卡人需要重新申请.
问:当我的卡过期时怎么办?
A:卡片自制作之日起有效期为三年. 每张卡片上印有按月份和年份标明的截止日期(2008年3月为03/08). 这张卡本月底到期. 在到期日前两至六周，银行将发行一张新卡并将其发送给PCard管理员，后者将通知您新卡可用. The cardholder isn't required to do anything to generate the new card; it's an automatic process.
形式 & 手册
问:如何获取PCard表格、PaymentNet或PCard手册?
A:请查阅采购部的网站. 选择“表格和手册”链接以下载最新版本的表格和手册.
遗失或被盗卡
问:如果我的购物卡丢失或被盗，我该怎么办?
答:如在营业时间内卡丢失或被盗，请立即与PCard管理员联系. 将通过这一进程的每一步提供援助. 如在工作时间以外，请与本行联络1.800.270.7760. 这个号码一周7天，一天24小时都可以拨打. 然后, 在下一个工作日联系PCard管理员和你的部门主管，提交报告.
商家信息
问:如果我的供应商不接受Visa，我该怎么办?
答:让供应商联系PCard管理员, 或将商户的联系方式传递给采购部.
每月报表及帐单
问:谁来支付每月的签证账单?如何支付?
答:威廉希尔体育按照常规的结算周期，每月支付Visa账单. 费用由财务主任办公室以电子方式分发给各部门，并在寄出后反映在车辆管理系统帐户上.
问:我会收到每月的签证结算单吗?
答:您将收到一份电子帐单，您可以从PaymentNet网站上查看和打印电子帐单. 每月都有对账单，但没有发生费用的月份除外. 如果在一个月内没有发生任何收费, 在文件中注明这个月没有任何交易，这样你的记录就完整了.
问:如果我在账单期内没有交易，我会收到Visa的结算单吗?
答:没有. 电子结单只在您购买的账单期间可用. 在文件中注明这个月没有任何交易，这样你的记录就完整了.
PaymentNet
问:什么是PaymentNet?
答:PaymentNet是银行向所有持卡人免费提供的网站. 它可以被访问 在这里 从任何有互联网连接的浏览器下载. 不需要额外的软件.
持卡人可以查看他或她过去12个月的交易记录, 在网上与世行就某一项目进行争论, 核实每月限额, 和查看其PCard信息. 本行不断改善及改善本网站，为持卡人提供方便.
Q. 如果我无法识别卡上的消费，我该怎么办?
A. 您可以联系本行的客户服务部门，以获得有关收取您帐户费用的供应商的更多信息. 银行通常会有一个没有出现在PaymentNet上的卖家电话号码. 如果您仍然不承认费用，您将在PaymentNet中发起争议.
Q. 如果我在PaymentNet中重新分配费用有问题，我应该联系谁?
A. 您可以拨打351-3536与PCard管理员Joe VanDeusen联系.
问:在收到每月的签证对账单之前，我可以查看我的交易吗?
是的. PaymentNet系统是基于网络的，允许持卡人每天查看交易, 重新分配费用, 记录的描述, 并打印事务日志.
Q: W我该怎么写我的声明呢?
答:你必须核对每一项的结算单，并核对Receipts，然后:
- 附上每个项目的详细Receipts或发票. 建议将Receipts按对账单上的顺序排列. 你可以给结单的每一行编号，然后再给Receipts编号. 这将帮助您稍后快速找到特定的Receipts, 如果你通常有很多Receipts.
- 在声明书上签字并注明日期，以证实其已被核对.
- 将报表连同Receipts一起转发给你的预算经理.
- 当每月结单已获批准时, 提交给部门审查员存档.
问:对账完成后，我们将对账单归档在哪里?
A:把对账单归档到你的部门，直到另行通知.
问:我应该每月收到结单吗?
A:只有当您的卡上有活动时，您才会收到结算单.
购卡程序
问:购卡计划的目的是什么?
答:通过精简小额美元采购和提高效率来改善采购流程，为大学获得最佳价值. 对持卡人最大的好处是节省时间和灵活性.
问:在部门层面谁参与购买卡的过程?
A:在部门层面有好几个角色. 部门主管(预算经理)批准持卡人的申请和持卡人进行的任何交易，并负责确保费用到正确的帐户. 持卡人负责购买商品并填写所需文件. 审核员负责审查费用的适当性，并确保从持卡人处收到适当的文件. 部门联系人充当部门与PCard管理员之间的联络人.
问:如果我申请购物卡，我的个人信用记录会被审查吗?
答:没有. 您的个人信用将不会被审查，也不会受到影响.
问:持卡人以外的人可以在购买卡上购物吗?
答:没有. 威廉希尔体育的pcard是单独持有的，收费集中. 除持卡人外，任何人不得使用本卡. 持卡人对其卡上的所有费用负责.
问:有什么审查/控制措施来保护大学不受欺诈收费的影响?
答:为此目的有几个控制措施. 持卡人签署持卡人协议, 经部门主管批准, 并在领取购物卡之前参加全面的Training课程. 交易每天都被发布到PaymentNet系统，供持卡人审核, 审查员(如适用), 预算经理. 审核员由预算经理选出，负责确保费用得到批准，政策和程序得到遵守. PCard管理员和主计长办公室也能够每天审查事务, 通过PaymentNet网站. 这个审查过程对于防止欺诈是至关重要的.
Q:购买卡可以用于旅行吗?
是的. 购买卡可用于旅行. 详情请参阅政策和程序手册的旅行部分或PCard网站.
Q. 我可以用这张购物卡在网上购物吗?
A. 可以，但要确保你在一个安全的网站. 一个表明站点是安全的迹象是，在供应商的URL (i.e.http: / www). 另一个原因是，在你的网页浏览器的底部栏会出现一个“锁定”符号. 大多数安全网站还会在网站上发布公告.
Receipts
Q: 如果我遗失了Receipts，该怎么办?
答:联系供应商，索取Receipts的复印件. 他们可以邮寄或传真. 如果您无法从供应商处获得副本, 你需要填写一份遗失Receipts誓章. 但是要注意，这种情况应该很少发生. 过于频繁地使用该表单可能会导致PCard的处罚和卡权限的丧失.
问:如果我无法取得Receipts，应该怎样做?
答:请遵循前面回答中描述的流程.
问:如果我没有Receipts，我如何更新交易?
答:所有的PCard交易必须在PaymentNet中更新，然后再向CARS支付费用. 未收到Receipts者, 从持卡人处获取交易信息，并进行必要的更新. 如果持卡人不承认这笔交易，将其作为争议事项处理. (见争议项目.收到Receipts后, 然后，您可以重新检查以确保事务被适当地更新, 根据持卡人的信息.
退还放置在PCard上的物品
问:我如何为商家存入回扣或退款从商家收到的现金或支票?
A:退款要记在信用卡上. 如果用支票或现金退款, 或者通过支票或现金收到回扣, 填妥存款转账表格并随身携带, 连同支票或现金一起, 到会计办公室去. 将财务处签发的Receipts正本和粉红色的存款转帐表副本附在PCard文件上.
更换卡
问:如果磁条坏了，我怎么换卡?
答:请致电(740)351-3314联系PCard管理员或拨打您卡背面的免费电话.
问:如果我的名字更改了，我如何获得新卡?
答:填写PCard附录表. 在评论部分列表:更换卡请求. 出于安全考虑, 在您收到新卡之前(7至10个工作日)，您的账户将被冻结。. 你需要打电话给银行激活你的新卡.
限制和禁止购买
问:购买卡有什么限制吗?
是的. 这些限制在购卡政策和程序手册中有详细说明，并在购卡Training课程中强调. 限制被分类为1)在销售点被阻止和2)在其他销售点被限制.
阻塞事务 will not go through; they will be declined. 例子包括超过单个购买限额和月限额的购买, 卖酒的商店, 现金垫款, 以及个人服务.
限制交易 可能通过，但他们需要在购买之前特别批准，还是他们违反了法律, 政策, 或程序，因此根本不应该制定. Examples include transactions that will be charged to lab supply or carry forward accounts; purchases delivered to non-University addresses; purchases that involve signing of an agreement, 许可证, or contract; gifts of sentiment (examples: flowers for Professional Administrative Assistant's Day, 退休, birthdays); pyramiding of purchases to avoid the single purchase limit; and personal purchases.
问:我们如何防止某个特定奖助金或机构不允许的收费?
A:持卡人有责任确保遵守规定和指导方针. 威廉希尔体育赞助帐户所允许的费用类型的问题应直接向授予会计师询问, 格兰特管理员, 或财务主任办公室.
问:如果我不小心在我的卡上进行了限额消费，我该怎么办?
答:请联系PCard管理员获取建议，因为这是根据具体情况决定的.
问:个人购物可以用此卡吗?
答:没有. 个人消费不能用此卡进行. 把你的个人信用卡购物和购物卡完全分开.
问:如果我不小心在信用卡上消费了一笔个人费用，我该怎么办?
A:把这个错误通知你的审查员 立即. 尝试将费用转回(贷方)到PCard帐户. 如果供应商不合作, 写一张支票，抬头是萧尼州立大学, 通过存款汇出表将其提交给您的预算经理并存入会计办公室, 并将粉红色的表格副本(连同你的支票副本)附在你的购买卡文件上. 表明你以后不会再犯这样的错误.
评论家的责任
问:审稿人的职责是什么?
答:审查员确保收费是适当的, 符合肖尼州的PCard政策和程序, 并适当记录. 在每月持卡人对账单由预算经理签署后, 审核人员(或部门联系人)然后将记录归档, 按时间顺序排列, 在部门的中央办公室.
销售税问题
问:威廉希尔体育是否被认为可以免除向供应商支付俄亥俄州销售税?
是的. 威廉希尔体育免除向在俄亥俄州采购的供应商支付俄亥俄州销售税, 参阅《威廉希尔体育》.“豁免号码印在威廉希尔体育的PCard上，证书的复印件可以在采购部门的网站上找到. 点击表单和手册链接
持卡人在购买商品时必须申请免征销售税. 通常豁免不会自动给予. 有些州也会这样做, 当你购买商品时，要求免税是一个很好的商业惯例. 供应商可能需要一份豁免证书的副本，所以在您的卡中保留一份.
问:供应商对我购买的商品征收了俄亥俄州销售税. 我该怎么办??
A:持卡人应与商家联系，要求开立抵免税款的信用卡. 信用卡Receipts的副本应传真或交给持卡人，以附上每月结单.
如果卖家拒绝在信用卡上支付俄亥俄州销售税，将该费用视为有争议的项目.
问:如果我被另一个州征收销售税怎么办?
在PaymentNet中的Transaction Notes屏幕上，指示进行购买的状态. 这项豁免只适用于俄亥俄州的销售税.
问:我们的免征营业税号码是多少?
A: 31-0864917. 豁免证明书必须首先提供给所有商户，作为豁免的证明. 没有证书的副本，商家没有义务给予豁免. 随时备存豁免证明书副本.
储值卡
问:什么是SV卡?
A: SVCard是一种余额递减卡. 史密斯教授在05财年的办公用品预算为500美元. 他在05财年年初(04年7月)获得一张卡，到05财年年底(05年6月30日)到期。. 这张卡的整体寿命限额是500美元.
问:总金额限额或到期日是否可以在事后更改?
A:此卡的有效期不能更改, 但是金额是可以改变的, 如果需要, 在卡的生命周期内. 一旦信用卡到期，申请人将需要重新申请领取新卡.
问:最短时间是多少? 最低金额是多少?
A:最少三个月. 最低金额为150美元.
问:这张卡可能对因公出差或获奖的学生有用. 这张卡可以发给学生吗?
答:由于所涉及的特殊风险和问题，本卡不适用于学生.
问:如何处理事务?
答:交易是通过PaymentNet进行的，就像使用普通的PCard一样. 同样的规定也适用.
问:它看起来像普通的PCard吗?
是的.
问:持卡人是否必须参加Training，卡的使用是否符合PCard的所有其他常规要求 & 限制?
是的. 在领取卡之前必须接受Training. 所有威廉希尔体育PCard的政策和规定也适用于储值卡.
问:持卡人如何知道他或她的余额是多少?
答:持卡人可通过PCard背面的免费电话联系JPMC核实可用资金.
问:商家是否像接受任何PCard一样接受此卡?
是的, 只要消费不超过持卡人的余额，并且商家接受Visa信用卡.
问:我们需要预先存入金额吗?
答:没有. 电荷在产生的过程中不断累积.
问:持卡人可以同时拥有普通PCard和SVCard吗?
答:没有. 目前持卡人不符合SVCard的使用资格, 当前卡不会被取消，只允许切换. 为什么不? 这样的切换将需要取消当前卡, 并重新申请一张新卡, 每个持卡人. SVCard没有常规PCard的灵活性, 管理成本也要高得多.
问:SVCard可以设置交易限制吗?
是的.
问:一个人可以同时被颁发多个SVCard吗?
答:没有. 每个持卡人只能持有一张有效SVCard.
问:一个人可以在同一年被颁发多张SVCard吗?
A:一般来说，不会，不过在不可预见的情况下会有例外. 因为卡在到期日之前可以随时充值, 如果持卡人有多重需求，应申请较长的有效期，并根据需要充值, 而不是申请一张新卡.
卡的监管
问:购买卡是否需要更高级别的人来审查交易，以确保卡的正确使用?
是的. PCard策略要求必须对每个持卡人及其交易执行更高级别的审批. 可以选择以下方法:
- 在PaymentNet中批准交易.
- 在持卡人的月结单上签字.
- 在每月的交易项目明细报告上签字. 该报告可以在PaymentNet中生成.
问:如何运行预算经理需要查看和批准的报告, 如果他们没有审查我在PaymentNet或持卡人对账单上的支出?
A:在PaymentNet, 转至所有报告, 点击交易, 并从报告的字母列表中选择Transaction Detail. 在“事务详细信息的报告标准”屏幕上, 选择您的计费周期并单击Process Criteria. 在下一个屏幕上，您可以建立其他参数，或者简单地单击Proceed with Report. 单击右边的绿色箭头，选择您希望报告显示的格式. 单击Refresh按钮，直到报告出现为止. (这可能需要一到两分钟，取决于报告的大小.)
问:我负责许多PaymentNet的审稿人. 如何确保事务被及时和适当地更新?
答:在PaymentNet中选择交易列表, 您将能够查看向您报告的每个持卡人的交易. 在每一笔交易的旁边都有一个框，显示交易是否已被审查. 您可以单击事务以查看详细信息.
问:谁有责任确保持卡人在离开本系或威廉希尔体育之前拿到卡?
答:预算经理负责通知PCard管理员取消卡的需要. 该卡必须在他们离开本系或威廉希尔体育之前从持卡人处获得. (参见取消信用卡主题.)
供应商接受
问:如果供应商不接受Visa，我该怎么办?
答:如果供应商不接受PCard (Visa), 持卡人应填写供应商不接受表格，并提交给PCard管理员, 谁将与供应商合作，鼓励他们在未来接受卡.
Training
问:如何注册PCard或PaymentNetTraining?
A:你可以打351给采购部.3287或发送电子邮件至 PCard@pfgtechnologie.net.
Q: 我可以回来进修吗?
是的. 想注册多少次就注册多少次.
问:你们提供在线教程吗?
A: Online training tutorials for PCard 政策 and procedure and PaymentNet are not currently available online; however, 我们确实计划在未来提供它们.
旅行 & 娱乐
问:威廉希尔体育旅行政策或是否允许某项旅行费用的问题，我应该与谁联系?
A:联系PCard管理员，电话是351.3536或电邮至 PCard@pfgtechnologie.net.
信用卡的使用
问:我可以让别人使用我的购物卡吗?
答:没有. 出于安全原因, the card is not transferable; however, 您可以提前打电话，用PCard提前付款，然后让别人来取货.
问:我可以用卡取现、预支现金或在自动提款机上使用吗?
答:没有. 此卡不是为提现或自动提款机设置的. 这张卡会失效.
需要 更多的信息?
如果你有这里没有提到的问题, 请致电(740)351-3536联系Joe VanDeusen或致电(740)351-3314联系Debbie Schwamberger或发邮件至 Pcard@pfgtechnologie.net.